Impianti di videosorveglianza sui luoghi di lavoro e localizzazione dei veicoli aziendali. Tutte le info per presentare l’istanza obbligatoria per l’autorizzazione all’installazione

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Il 5 maggio scorso il Ministero del Lavoro ha pubblicato il modulo unificato di autorizzazione che imprese e pubbliche amministrazioni dovranno compilare, qualora intendano installare impianti di videosorveglianza nei luoghi di lavoro e/o impianti di localizzazione satellitare mediante GPS sui mezzi aziendali.

Tale modello è figlio del decreto legislativo n. 151 del 2015 (Jobs Act) che ha modificato l’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori (L. n. 300/1970) relativo al controllo dei lavoratori. Il suddetto articolo novellato dispone che l’installazione di impianti audiovisivi e di strumenti dai quali possa derivare anche un controllo a distanza dei lavoratori possa essere effettuata solo nei casi in cui tali sistemi siano necessari per esigenze organizzative e produttive e per garantire la sicurezza del lavoro e la tutela del patrimonio aziendale, solo previo accordo stipulato con le rappresentanze sindacali unitarie o aziendali, se l’impresa ha diverse unità produttive ubicate in diversi luoghi il suddetto accordo può essere stipulato con le associazioni sindacali più rappresentative sul territorio nazionale. In assenza di accordo, gli impianti possono essere installati solo a seguito di autorizzazione della competente Direzione Territoriale del Lavoro, nel caso di imprese con unità situate in differenti luoghi, da più Direzioni Territoriali del lavoro e dal Ministero del Lavoro e delle politiche sociali.

Il modello unificato pubblicato dal Ministero tende a semplificare la procedura di richiesta dell’autorizzazione mediante un unico documento, nel quale il richiedente deve specificare, oltre che i propri dati identificativi e quelli dell’impresa o dell’ente, le motivazioni per l’installazione degli impianti (esigenze di sicurezza, tutela del patrimonio aziendale, ecc), indicando se è stato raggiunto un accordo con le rappresentanze sindacali.

Nel modello, il legale rappresentante dell’impresa o dell’ente, che è anche il soggetto sottoscrivente, deve dichiarare, sotto la propria responsabilità, la conformità degli strumenti di ripresa alla normativa, assicurando altresì:

1. che le modalità di custodia delle registrazioni saranno effettuate secondo quanto previsto dalla legge, le cancellazioni dovranno avvenire entro le 24 ore successive alla ripresa;

2. che i dipendenti saranno previamente informati, con mezzi idonei, dell’installazione;

3. che il trattamento dei dati personali avverrà anche nel rispetto del Codice Privacy (art. 11 D. Lgs. n. 196/2003) e degli altri provvedimenti del Garante (nello specifico, il provv. 8 Aprile 2010).

Nel modulo viene precisato che è vietato diffondere le immagini riprese dalle videocamere.

Tracciamento veicoli aziendali

Per quanto invece concerne l’installazione di sistemi di tracciamento dei veicoli aziendali, è chiarito che i dispositivi dovranno essere impiegati solo al fine di rintracciare o monitorare l’ubicazione degli stessi, sui quali sono installati e che non dovranno essere utilizzati come strumenti per seguire o monitorare il comportamento o gli spostamenti di autisti o di altro personale. Viene inoltre specificato quali dati potranno essere utilizzati.

Il modulo deve essere esibito prima dell’installazione delle telecamere e dei sistemi di localizzazione GPS e il legale rappresentante deve garantire inoltre:

1. il rispetto dei principi di necessità (i dati del veicolo saranno controllati solo quando vi sia necessità effettiva e non saranno costantemente monitorati);

2. il rispetto del principio di pertinenza e non eccedenza nell’uso dei dati raccolti;

3. che colui che fornisce il servizio di localizzazione sarà nominato responsabile del trattamento dei dati e che gli sono state fornite istruzioni scritte in relazione alle modalità e finalità di trattamento dei dati raccolti;

4. che i dipendenti saranno informati mediante atti scritti, ai sensi del D. Lgs. n. 196/2003;

5. che i veicoli sottoposti a localizzazione riporteranno chiaramente avvisi ben visibili indicanti che si tratta di veicoli localizzabili.

Il modulo sottolinea come l’impianto di videosorveglianza e quello di localizzazione dei veicoli debbano essere realizzati conformemente a quanto stabilito dalle vigenti regole tecniche, come ad esempio il fatto che gli impianti dovranno essere creati da impresa autorizzata che sarà tenuta a rilasciare idonea certificazione.

Allegati da presentare insieme alla richiesta di autorizzazione

Al documento dovranno essere allegati, oltre che al documento di identità del legale rappresentante,

per l’installazione delle videocamere:

1. una planimetria dei locali in cui sarà installato l’impianto;
2. una relazione che descrive la gestione e l’uso dell’impianto, indicando il numero di telecamere e dove saranno specificamente installate;

per l’installazione degli impianti di localizzazione sui veicoli:

1. una relazione descrivente le modalità di funzionamento del sistema GPS;
2. il numero di vetture su cui sarà installato, indicando targa e modello;
3. eventuale denuncia contro furti e rapine.

Nel modulo potrà essere indicato il nome del soggetto a cui è possibile chiedere eventuali spiegazioni relative alla richiesta di autorizzazione.

La presentazione del modulo di autorizzazione dunque è l’ultima fase di un’intensa procedura di messa a norma dell’intera organizzazione aziendale che intende utilizzare sistemi di videosorveglianza o localizzazione dei veicoli aziendali e che prevede la corretta redazione di documenti interni, informative, nomine e regolamenti nel rispetto della normativa sulla privacy, anche alla luce del nuovo Regolamento europeo che prevede pesanti sanzioni a carico dell’impresa e dei soggetti responsabili in violazione delle disposizioni di legge.

 

Annalisa Spedicato – Avvocato Esperto in IP ICT e Privacy

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Autore Annalisa Spedicato

Avvocato Esperto in IP ICT e Privacy